Hyvä tarjouspyyntö ei vaadi teknistä asiantuntijuutta, mutta se vaatii selkeän kuvauksen lopputuloksesta. Kopioi alta malli sähköpostiin tai projektikuvauskenttään, korvaa esimerkit omilla tiedoilla ja pyydä kaikki toteuttajat vastaamaan samalla rakenteella.
Kopioi tämä tarjouspyyntö
Aihe: Tarjouspyyntö – [yrityksen nimi] verkkosivut
Yritys ja toimiala: [nimi, toimiala, sijainti]. Nykyinen sivusto: [URL tai ei ole].
Tavoite: [esim. lisää tarjouspyyntöjä]. Kohdeasiakkaat: [kenelle palvelu on].
Laajuus: [sivujen määrä ja nimet]. Ominaisuudet: [lomake, ajanvaraus, kieliversiot, integraatiot].
Sisällöt: [mitä tekstejä ja kuvia toimitamme, mihin tarvitsemme apua].
Aikataulu: [tavoite]. Budjettihaitari: [summa, alv-käsittely].
Pyydämme projektihinnan, kuukausikulut, ylläpidon, sisältötyön, SEO-perustan, aikataulun, muutostöiden hinnoittelun sekä omistajuuden ehdot.
Pohja soveltuu myös projektin jättämiseen kilpailutettavaksi. Älä lisää siihen arkaluonteisia asiakastietoja tai tunnuksia.
Rajaa ensimmäinen versio
Erottele toteutuksessa pakolliset asiat myöhemmin tehtävistä. Jos esimerkiksi ajanvaraus on liiketoiminnalle välttämätön, mainitse se heti. Jos monikielisyys tulee vasta ensi vuonna, kerro että nykyisen ratkaisun pitää vain mahdollistaa laajentaminen myöhemmin.
Kirjoita sivujen sisällöistä muutama esimerkkilause. “Palvelut-sivu” voi tarkoittaa yhtä lyhyttä esittelyä tai useita erillisiä palvelukokonaisuuksia. Tekijä tarvitsee arvion työmäärästä, ei vain otsikkoluetteloa.
Kysy myös mikä ei sisälly
Pyydä erottelemaan suunnittelu, tekstien kirjoittaminen, kuvien hankinta, sivuston rakentaminen, testaus, julkaisu ja käyttökoulutus. Jos SEO kuuluu mukaan, kysy tarkoittaako se metatietoja ja indeksointia vai jatkuvaa sisältökehitystä.
Ylläpitotarjouksen sisältö ja lisenssien uusimishinnat on hyödyllistä pyytää jo nyt. Vertaa samanlaisia kokonaisuuksia, ei pelkkiä aloitushintoja. Mitä hintaan pitäisi kuulua -opas avaa tätä tarkemmin.
Milloin vastaus on vertailukelpoinen?
| Tarjouskohta | Vaatimus |
|---|---|
| Työn laajuus | Sivut, ominaisuudet ja vastuut |
| Hintamalli | Kiinteä hinta tai työn arvio, alv-erittely |
| Jatkokulut | Hosting, lisenssit, ylläpito |
| Hyväksyntä | Testaus ja korjausvaiheet |
| Omistajuus | Tunnukset ja siirrettävyys |
Jos tarjoaja ei osaa vastata kaikkiin kohtiin, pyydä täsmennys. Tyhjä rivi ei automaattisesti tarkoita että palvelu sisältyy hintaan.
Ennen lähettämistä
- Poista mallista hakasulkeet ja esimerkit.
- Tarkista, ettei ominaisuuslistassa ole ristiriitoja.
- Anna sama lähtötieto kaikille ehdokkaille.
- Merkitse tarjousten palautuspäivä ja yhteyshenkilö.
- Varaa aikaa tarkentaville kysymyksille ennen lopullista päätöstä.
Kun tarjoukset saapuvat, voit soveltaa vertailutaulukkoa. Palvelun hintalaskuri auttaa hahmottamaan budjetin ennen tarjouspyyntöä.
Tarjouspyynnön liitteet ja turvallisuus
Liitä tarvittaessa logo, visuaalisia esimerkkejä ja anonyymi luonnos sivurakenteesta. Älä lähetä salasanoja, oikeita asiakastietoja tai palvelun salaisia avaimia pelkän hinta-arvion vuoksi. Tarvittavat käyttöoikeudet voidaan antaa valinnan jälkeen.
Jos vanha sivusto uudistetaan, kerro sen osoite ja luettele sivut, joiden kävijämäärä tai toiminta on erityisen tärkeää. Pyydä myös migraatiosuunnitelma, jotta vanhojen sivujen hakunäkyvyys ja asiakkaiden tallentamat linkit eivät katoa tahattomasti.
Lähetä rajattu tarjouspyyntö tekijöille
Palvelun hintalaskuri näyttää suuntaa-antavan arvion ennen yhteystietojen jättämistä. Jatkaminen kilpailutukseen on vapaaehtoista.